Programa de gestión para academias y profesores: cómo elegir
Actualizado el 23 oct 2026 · 9 min de lectura
Un programa de gestión para academias y profesores particulares sustituye la hoja de cálculo, la agenda de papel y los recordatorios de pago. Reúne alumnos, horarios, notas de clase y facturas, y envía los correos que escribirías a mano. Hay decenas, y en su página de inicio se parecen mucho. Las diferencias reales están en cómo te cobran y para quién se hicieron.
Qué debe hacer un buen programa
Todos los programas serios cubren lo básico. Comprueba que cada punto funciona bien antes de mirar extras:
- Gestión de alumnos: contactos, familias, notas e historial en una ficha por alumno.
- Horarios: clases semanales recurrentes, recuperaciones y sincronización con Google u Outlook.
- Notas de clase que las familias leen sin llamarte.
- Facturas y pago online, a ser posible creados a partir de las clases dadas.
- Recordatorios, para que nadie olvide clases ni recibos.
Cuatro formas de cobrarte
Aquí es donde de verdad se diferencian. El mismo negocio puede pagar 9 $ al mes con una herramienta y más de 150 $ con otra.
| Herramienta | Cómo cobra | Precio inicial |
|---|---|---|
| TutorPing | Cuota mensual fija, profesores extra en Business | Gratis, luego 9 $/mes |
| TutorBird | Cuota fija más cada profesor extra | 16,95 $/mes |
| My Music Staff | Cuota fija más cada profesor extra | 16,95 $/mes |
| Teachworks | Cuota más un importe por clase y alumno | 16,49 $/mes + 0,32 $/clase |
| TutorCruncher | Cuota más comisiones sobre los pagos | Desde 30 $/mes |
| Daftra | Planes de contabilidad según funciones y usuarios | 20 $/mes pagando el año |
Cobrar por clase parece barato al principio y crece con cada clase que das. La cuota fija es más fácil de prever. Las comisiones sobre pagos pesan sobre todo en agencias con mucha facturación. Precios en dólares estadounidenses, tomados de la web de cada empresa en octubre de 2026.
Elige según tu negocio
Casi todas las herramientas se pensaron primero para un tipo de cliente, y se nota.
- Profesor independiente: busca un plan gratis o barato, facturación sencilla y portal para familias. TutorPing y TutorBird encajan.
- Profesor de música: My Music Staff se hizo para escuelas de música, con creador de webs y avisos por SMS.
- Agencia que envía profesores a domicilio: TutorCruncher está hecho para eso, con seguimiento de clientes y pago a profesores.
- Academia con muchas clases a la semana: compara el coste por clase de Teachworks con una cuota fija como TutorPing Business.
- Negocio que necesita contabilidad completa: Daftra es ante todo un programa contable, con una configuración para centros de formación.
Preguntas antes de cambiar
Haz un mes real durante la prueba: programa tus clases, regístralas y envía las facturas. Aprenderás más que con cualquier lista de funciones.
- ¿Cuánto pagaré con mis alumnos y clases de ahora, y con el doble?
- ¿Las familias pueden ver las notas y pagar sin crear una cuenta?
- ¿Funciona en mi idioma y mi moneda?
- ¿Puedo exportar todos mis datos si me voy?
- ¿Hay plan gratis o una prueba que dé para un mes entero de facturación?
El plan gratis de TutorPing no tiene límite de tiempo, así que puedes hacer ese mes de prueba con tus alumnos reales y decidir después. Empieza tu mes de prueba
Fuentes
Precios y funciones revisados en la web de cada empresa el 23 de octubre de 2026. Cambian: compruébalos antes de comprar.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor programa de gestión para academias?
Depende del negocio. Un profesor independiente quiere precio bajo y portal para familias; una agencia, nóminas y seguimiento de clientes. Calcula lo que costaría cada herramienta con tu número real de clases.
¿Hay algún programa gratis?
Sí. TutorPing tiene un plan gratuito hasta 10 alumnos, con notas de clase, portal para familias y facturas. TutorBird, Teachworks, TutorCruncher y My Music Staff ofrecen prueba gratis, pero no plan gratuito.
¿Necesito un programa con cinco alumnos?
No es imprescindible, pero ahorra las horas de facturas y mensajes. Un plan gratis no cuesta nada probarlo.
¿Puedo pasar mis datos de una hoja de cálculo?
Sí. La mayoría permite añadir alumnos a mano o importar un CSV. En TutorPing, la importación CSV está en el plan Business.
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