Politique d'annulation pour cours particuliers : comment la rédiger
Mis à jour le 21 oct. 2026 · 6 min de lecture
Tous les profs ont déjà reçu le message de 7 h du matin : « Désolée, on ne pourra pas venir aujourd'hui. » Une fois de temps en temps, ce n'est rien. Deux fois par semaine, c'est un vrai trou dans vos revenus, car ce créneau est presque impossible à remplir au dernier moment. Une règle claire, communiquée avant le premier cours, rend ces échanges simples plutôt que gênants.
Les quatre points d'une bonne politique
Elle doit tenir sur un écran et répondre à quatre questions :
- Quel délai de prévenance ? 24 heures est le plus courant, 48 heures pour les cours à domicile.
- Que se passe-t-il ensuite ? Beaucoup de profs facturent 50 à 100 % du cours.
- Qu'est-ce qu'une absence ? Par exemple, plus de 15 minutes de retard sans message.
- Quelles exceptions ? Maladie, urgence, et bien sûr les cours que vous annulez vous-même.
Un modèle à adapter
« Merci de me prévenir au moins 24 heures à l'avance pour annuler ou déplacer un cours. Un cours annulé plus tard est facturé 50 % du tarif habituel, et un cours manqué est facturé en entier. Je ne facture pas en cas de maladie ou d'urgence. Si c'est moi qui dois annuler, rien ne vous est facturé et je vous propose un autre créneau. »
Adaptez les chiffres à votre situation, mais gardez le ton : ferme et bienveillant, plutôt qu'une liste de règles.
Communiquez-la avant le premier cours
Envoyez-la par écrit au moment de la réservation et demandez à la famille de confirmer qu'elle l'a lue. Mettez-en une version courte sur votre page de réservation et vos factures. Personne ne devrait découvrir des frais le jour où vous les facturez.
Appliquez-la, avec discernement
La première fois est la plus difficile. Ensuite, les familles savent que vous y tenez et les annulations tardives diminuent. Vous pouvez toujours renoncer aux frais pour une famille en difficulté : l'important, c'est que ce soit votre choix.
Dans TutorPing (Pro et Business), vous réglez une fois le délai et les frais. Quand une annulation tardive arrive, la facture de frais est créée pour vous, ou vous cochez une case pour y renoncer. Si la famille a un forfait et annule à temps, son crédit lui est rendu automatiquement.
Une fois votre politique rédigée, la configurer prend quelques minutes. Vous pouvez commencer avec le plan gratuit et l'activer en passant sur Pro. Essayer TutorPing gratuitement
Questions fréquentes
24 heures de prévenance, est-ce suffisant ?
Pour les cours en ligne, généralement oui. À domicile ou avec un agenda chargé, 48 heures vous laissent le temps de remplacer le créneau.
Faut-il facturer la toute première annulation tardive ?
Certains profs accordent une première fois sans frais et l'indiquent dans leur politique. Ainsi, personne n'est surpris.
Et si c'est moi qui annule ?
Ne facturez jamais la famille et proposez vite un autre créneau. Vous appliquer la même règle rend la politique juste.
Les frais d'annulation font-ils fuir les familles ?
Rarement, s'ils sont expliqués dès le départ. La plupart respectent un prof qui accorde de la valeur à son temps.
Laissez la règle faire le travail gênant
Réglez une fois votre délai et vos frais. TutorPing les applique lors d'une annulation tardive, et vous pouvez toujours y renoncer.