Cómo organizar los horarios de una academia: profesores, aulas y grupos
Actualizado el 2 nov 2026 · 8 min de lectura
Para organizar los horarios de una academia, haz una sola parrilla semanal con las aulas a un lado y las horas de apertura al otro. Coloca primero los grupos, después los alumnos de clases particulares fijas, y deja libre una franja por aula cada tarde para recuperar clases. Ese horario tiene que estar en un único sitio que vean todos los profesores, y solo una persona lo cambia. Con dos profesores basta un calendario compartido. Cuando cuatro o cinco profesores comparten dos aulas, una herramienta que bloquee las reservas dobles te ahorra las llamadas del lunes por la mañana.
1. Cuenta tus horas de aula
Antes de colocar a un solo alumno, calcula cuántas horas puedes vender de verdad. Piensa en una academia con 2 aulas, abierta de lunes a jueves de 16:00 a 21:00, el viernes de 16:00 a 20:00 y el sábado de 10:00 a 14:00. Son 20 horas de lunes a jueves, 4 el viernes y 4 el sábado: 28 horas por aula, 56 horas de aula a la semana.
Esas 56 horas son tu stock. Un grupo de matemáticas de 6 alumnos de 4.º de ESO ocupa una hora de aula y atiende a seis familias. Una clase particular ocupa la misma hora para una sola familia. Por eso el orden en que rellenas la parrilla importa más que el programa que uses.
2. Rellena la parrilla en este orden
Empieza por lo más difícil de mover:
- Los grupos y las clases de preparación de la PAU (selectividad). Son los que más alumnos tienen por hora de aula; dales las primeras horas de la tarde, justo después del colegio o el instituto.
- Los alumnos de clases particulares semanales, siempre con el mismo profesor, el mismo día y a la misma hora.
- Las clases online y a domicilio. No necesitan aula, así que van en los huecos o cuando las aulas están llenas.
- Una franja libre por aula cada tarde. Sirve para recuperar clases, para clases de prueba y para la madre que llama el martes pidiendo clase el jueves.
Deja 10 minutos entre clases en la misma aula. Siempre hay un grupo que se alarga, el siguiente necesita sentarse y el profesor necesita un minuto para apuntar cómo ha ido la clase.
3. Pide la disponibilidad a los profesores antes de prometer nada
Pide a cada profesor por escrito las horas a las que se compromete durante todo el trimestre, antes de ofrecer franjas a las familias. Muchos de los primeros profesores de una academia son universitarios, y su horario cambia cada cuatrimestre. Cierra el horario de septiembre y el de febrero cuando ya conozcan el suyo.
Mantén al mismo profesor con el mismo alumno en la misma franja. Las familias notan cuándo cambia el profesor, y un alumno que ve al mismo cada semana avanza más que uno que ve a tres.
4. Un solo horario, y una sola persona que lo cambie
Casi todos los líos de horarios en una academia vienen de tener copias. La pizarra de recepción dice una cosa, el móvil de un profesor dice otra, y un cambio se acordó en un grupo de WhatsApp que la mitad del equipo tiene silenciado.
Elige un único sitio para el horario. Los profesores lo consultan y proponen cambios; una sola persona, al principio casi siempre tú, los hace. Cada cambio en la clase de un alumno se comunica a la familia por escrito, aunque ya se lo hayas dicho a la salida.
TutorPing le da a tu academia un único calendario compartido, que puedes filtrar por profesor o por aula, y te pregunta si avisar a las familias cada vez que mueves una clase. Pruébalo gratis
5. Prepárate para las semanas que se tuercen
Un horario fijo solo funciona si sabes de antemano qué hacer cuando se rompe. Decídelo una vez y déjalo por escrito:
- Un profesor se pone enfermo: un sustituto asignado para cada asignatura, o la clase pasa a la franja libre de esa semana.
- Un alumno cancela: tu política de cancelación decide si la clase se cobra o se recupera, no una conversación en recepción.
- Época de exámenes: reserva franjas de grupo extra cuatro a seis semanas antes de la PAU o de los exámenes de recuperación, y ofrécelas primero a esos alumnos.
- Vacaciones escolares: organiza cursos intensivos por la mañana, cuando las aulas suelen estar vacías. En México, los cursos de regularización de verano funcionan igual.
¿Qué herramienta encaja con tu academia?
No necesitas un programa desde el primer día. Esto es lo que resuelve cada opción, de gratis a de pago:
| Opción | Coste | Para quién | Evita reservas dobles | Avisa a las familias |
|---|---|---|---|---|
| Pizarra o parrilla en papel | Gratis | 1 aula, 1 o 2 profesores | No, alguien tiene que verlo | No |
| Hoja de cálculo, una pestaña por semana | Gratis | 1 o 2 aulas | No | No |
| Google Calendar compartido, un calendario por aula | Gratis con cuentas de Google | 2 o 3 aulas, equipo pequeño | Muestra los solapes, pero no los impide | Solo si invitas a las familias |
| Programa para academias (por ejemplo TutorPing Business) | 24 $/mes con 5 profesores incluidos | Varias aulas y profesores, grupos | Sí, revisa aulas y profesores al poner o mover una clase | Sí, por email y en el portal de familias |
Una buena señal para cambiar: el día que tienes que mirar en dos sitios antes de contestar a una familia. Hasta entonces, un calendario compartido con un calendario por aula te sirve.
Cómo montarlo en TutorPing
Las aulas, los varios profesores y los alumnos compartidos son parte del plan Business. Este es el orden que funciona:
- Ve a Configuración → Ubicaciones y salas, añade la dirección de la academia y sus aulas, por ejemplo Aula 1 y Aula 2.
- Invita a tus profesores a la academia. Business incluye 5 profesores; cada profesor extra cuesta 3 $ al mes.
- Crea tus grupos y asígnale un aula a cada uno. Cada sesión del grupo usa esa aula automáticamente.
- Añade un horario semanal para cada alumno fijo: profesor, día, hora y aula. TutorPing crea las clases cada semana.
- Filtra el calendario por profesor, ubicación o aula, y cambia los colores para ver a cada profesor.
- Arrastra una clase para moverla. TutorPing no te deja si el aula ya está ocupada o si el profesor ya tiene clase, y te pregunta si avisar a las familias.
Los profesores que conectan Google Calendar u Outlook ven sus clases en su propio calendario, con la dirección como lugar del evento. Las familias ven la dirección junto a cada clase en el portal y en los recordatorios por email.
Business cuesta 24 $ al mes o 240 $ al año (precios en dólares estadounidenses). Puedes empezar con el plan gratuito y pasarte cuando se llene tu segunda aula. Crea tu academia
Errores frecuentes
- Prometer una franja a una familia por teléfono sin mirar si el aula está libre.
- Dejar que cada profesor lleve su propia versión del horario.
- Encadenar clases en la misma aula sin tiempo para cambiar de grupo.
- Llenar todas las franjas, de modo que una clase cancelada no tiene dónde ir.
- Mover una clase y decírselo a la familia solo de palabra.
- Cerrar el horario de septiembre antes de que los profesores universitarios sepan el suyo.
En resumen
Cuenta tus horas de aula, rellénalas empezando por los grupos, guarda una franja para recuperar y deja los cambios en manos de una sola persona. Un calendario compartido te sirve el primer año. Con dos aulas y cuatro profesores, usa una herramienta que revise aulas y profesores por ti y avise a las familias cuando algo cambia.
Pruébalo esta semana con tu horario real. Empieza gratis con TutorPing
Preguntas frecuentes
¿Cómo se organizan los horarios de una academia?
Con una sola parrilla semanal de aulas y horas. Coloca primero los grupos, luego las clases particulares, deja una franja libre por aula para recuperar clases y que una sola persona haga los cambios. Los profesores lo consultan; no llevan su propia copia.
¿Cómo evito que dos profesores reserven la misma aula?
Dale a cada aula su propio calendario para ver los solapes y que una sola persona apruebe las reservas. Un programa con gestión de aulas, como TutorPing Business, no deja guardar una clase si esa aula ya está ocupada a esa hora.
¿Puedo llevar una academia con Google Calendar?
Sí, si es pequeña. Crea un calendario por aula y compártelo con tus profesores. Un calendario compartido muestra los solapes pero no los impide, y no manda recordatorios ni facturas a las familias, así que la mayoría de academias pasan a un programa cuando crecen.
¿Cuánto tiempo dejo entre clases en la misma aula?
Unos 10 minutos. Cubre las clases que se alargan, deja que el siguiente grupo se siente y da tiempo al profesor para apuntar cómo ha ido.
¿Qué hago cuando un profesor se pone enfermo?
Ten asignado de antemano un sustituto por asignatura, o pasa la clase a la franja libre de esa semana. Avisa a la familia por escrito ese mismo día, con la nueva hora.
¿Los profesores ven el horario de toda la academia en TutorPing?
Los administradores de la academia ven todas las clases y pueden filtrar por profesor, ubicación o aula. Cada profesor ve las clases de los alumnos que tiene asignados y sus propios grupos.
¿Cuánto cuesta un programa de horarios para academias?
TutorPing Business cuesta 24 $ al mes o 240 $ al año, con 5 profesores incluidos y 3 $ al mes por cada profesor extra. Incluye aulas, grupos, nóminas de profesores y el portal de familias. No cobra nada por clase.
Un solo horario para todos tus profesores y aulas
TutorPing Business junta aulas, grupos y profesores en un calendario, evita las reservas dobles y avisa a las familias cuando una clase cambia.